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會議場地布置形式詳解和注意事項

[已有1955人關注過] [發布日期: 2013-06-06

       商務會議場地布置有很高的要求,在商務會議場地布置中我們要注意以下事項:

 

 一、根據會議類型和客戶的要求,合理布置會場,如:

 

1、研討會議:研討型會議通常專業性較強,參與的人數不是很多,除非是行業標準討論,一般不會超過100人。這類研討會的關鍵點是會場及地點選擇。會場除一般性的主會場外,通常需要一些小型會所以便分組討論。主會場的布置除保留主持人外,其他座位應當體現平等精神,發言用的麥克風應該每個座位都有——除非人數小于15人。關于地點,通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點,最好能在郊區環境優美會所——應當滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓練、場景變換、交通相對方便等要求。

2、培訓會議:培訓會議也是專業型會議,通常是企業內部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質外,更多的是技能交流及知識傳授,所以培訓會議對場地的要求相對較高——除了一般的封閉式會場外,應該還有各類拓展訓練設施或者場地,可能的話還應該有高品質的休閑放松場地。培訓會議的關鍵點:場地、培訓設施及培訓師。

3、社團會議:社團會議通常為純會議,往往需要發布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團會議經常配合新聞發布會舉行。舉行此類會議,表決設施、現場會員排序及會場控制是關鍵。作預算的時候應當考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。

4、公益性/技術性論壇:此類會議多為公開性會議,系列分會將是此類會議的特點,所以會議場所的選擇非常重要,基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場,對會議設施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此外,如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求,那么會務交通就成為需要重點考慮的內容。

5、訂貨交流會議:此類會議實際上兼有展覽性質,因此會場的要求相對特別。理想的場地應該是專門的展覽館或者會展中心,帶有商務會所或者類似場地則再完美不過。如果是小型訂貨交流會,可以設立在大型商務型酒店。組織或者代理此類會議的關鍵點是:場地選擇、會場控制、布置。

二、會議現場布置擺臺方式

1、課桌式:適用于論壇、新聞發布會、研討會、培訓等等,這種形式便于聽眾作記錄

2、圍桌式:適用于中式宴會,如答謝會、招待會、茶話會等等

3、劇院式:適用于新聞發布會、論壇、辯論會、啟動儀式等等

4、魚骨式:

三、會議現場舞美設計

一個成功的活動,離不開充分體現主題的舞臺設計.....

四、收費標準:

    下面我們就來一 一 介紹 一下:

一、劇院式:

此種擺臺形式是在有限場地內使容納人數達到最多的擺臺形式,像電影院一樣參會者每人一把座椅。中間留有較寬的過道。

特點:在留有過道的情況下,最大程度地擺放座椅,最大限度地將空間利用起來,在有限的空間里可以最大限度容納人數;最經濟型會議擺臺形式。但參會者沒有地方放資料,也沒有桌子可用來記筆記。每排最好不超過7人,第一排距講臺要至少1800MM,中央過道1050MM以上,最常見的禮堂式排列是在座位中間設立通道,但是許多有經驗的會議策劃者卻避免在座位中間設立通道,避免讓演講者面對一個沒有座位的空通道。

適用:大型會議和短時的、不用記筆記的講座;有些會議帶分組討論或按角色分組,在之前的全體會議適用劇院式,因為椅子方便移動。

二、教室式(課堂式):

在會場面向舞臺或講臺的方向,將桌椅按排端正擺放或成“V”型擺放,像教室一樣擺放成排的桌椅,中間留有過道。

特點:此種桌型擺設可針對會議室面積和觀眾人數在安排布置上有一定的靈活性;較劇院式會議擺臺形式參會者可以有放置資料及記筆記的桌子,還可以最大限度容納人數。桌子有寬460MM、760MM(有大量文字工作時),主席臺用寬760MM的;長1200MM、1500MM、1800MM,每排最好不超過6~7人,第一排桌邊距講臺要至少1050MM,中央過道1050MM以上,常用460 X 1820的桌子坐3人。最常見的課桌式排列是在座位中間設立通道,但是許多有經驗的會議策劃者卻避免在座位中間設立通道,避免讓演講者面對一個沒有座位的空通道。

適用:大、中型會議最常使用的形式;需要記筆記的講座。

三、方形中空式(回型擺法)

將會議室里的桌子擺成方形中空,前后不留缺口,椅子擺在桌子外圍。成回字型

特點:將會議室里的桌子擺成方形中空,前后不留缺口,椅子擺在桌子外圍,通常桌子都會圍上圍裙,中間通常會放置較矮的綠色植物,投影儀會有一個專用的小桌子放置在最前端。

適用:學術研討會一類型的會議,前方設置主持人的位置,可分別在各個位置上擺放上麥克風,以方便不同位置的參會者發言;40人以下的小型會議(主要是25人以下),方便面對面的交流、筆記,不要或不突出主席臺;桌子有寬460 MM(用于單側坐人)

四、“U”型:

將桌子連接著擺放成長方形(中空),在長方形的一端不擺放桌(開口),椅子擺在桌子外圍,成U字型。

特點:將桌子連接著擺放成長方形,在長方形的前方開口,椅子擺在桌子外圍,通常開口處會擺放放置投影儀的桌子,中間通常會放置綠色植物以做裝飾;不設會議主持人的位置以營造比較輕松的氛圍;多擺設幾個麥克風以便自由發言;椅子套上椅套會顯示出較高的檔次。桌子有460 MM寬(用于單側坐人)、760MM寬(用于兩側坐人或大量文字工作的單側);有的在外側增設座位;桌邊距墻至少1350MM,最好1500MM。

適用:40人以下的小型會議,方便面對面的交流、筆記,領導坐在短邊,投影機放在開口中央。

五、圓桌式

桌子使用中式圓桌,圍繞圓桌擺放座椅,常用于宴會的擺臺。桌與桌之間留有過道。

特點:用于宴會擺臺時除了主桌之外,其它圓桌沒有擺臺方向的區分,一般用1800MM的10人桌。

適用:用餐以及年會場合。

六、魚骨型

將會議室的桌子按照魚骨架即八字形依次擺開,在桌子的周圍擺放座椅,組與組之間留出走路的間隔,使整體樣式顯現出一種魚骨的形狀。

特點:背對舞臺方向不放置座椅,有1200MM(6人)、1500MM(8人)、1800MM(10人)的桌子;少坐人可更舒適

適用:研討和小組討論結合的會議內容,增加小組間交流的同時還可以聆聽會議主持的發言;分組討論;

七、董事會

圓形或橢圓形大會議桌,周圍擺放座椅。按照主次落座。

特點:一般10~20人,兩排1000MM寬的桌子并排,兩側對面坐人,更常見的是永久性布局;每坐寬至少600MM,最好750MM,桌邊距墻至少1500MM,桌寬(拼桌)2 X 750 = 1500MM;

適用:適合人數較少。檔次較高的會議要求,正式會客、接待重要來訪、委員會會議等,便于營造專業和嚴肅的企業形象。距離較近,容易產生近距離的交流感。

八、酒會

一般只擺放供應酒水、飲料及餐點的桌子(以擺放吧桌居多),不擺設椅子,以交流為主的一種會議擺桌形式。

特點:自由的活動空間可以讓參會者自由交流,構筑輕松自由的氛圍。經常與其它擺臺形式結合使用;配少量的高圓桌(直徑380~760 MM)、沙發椅等,客人主要站立交談,有侍者穿梭遞送酒水和小食品,或放于小的布菲臺上,可能設現場的服務吧臺。

適用:較為輕松的會議或是正式宴會的前奏。

以上僅為幾種常見的擺臺類型,在實際的會議或活動中是根據實際需要進行布置。不管采用哪一種形式,會場擺臺形式目的都是為會議服務的,方便進出或增強溝通,在布置前一定要與會議策劃者詳細探討。

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