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2019年會策劃手冊:用產品思維搞定年會

[已有270人關注過] [發布日期: 2018-12-12

  

     年底將至,年會近了。年會是每個HR、行政人年底的“boss關卡”,建立籌備組、


做策劃、找場地,找節目……每次都要在焦頭爛額中加班加點一個月。


   如何高效搞定年會?我們今天用產品思維幫你梳理年會策劃中的關鍵脈絡。今天的文章脈絡如下方思維導圖:



 




1 / 需求調研:了解老板員工



 01  了解用戶

 

年會作為我們的產品,最大的價值就是滿足客戶需求。年會用戶涉及老板、員工甚至更多利益方。為了了解各方需求,可以采用以下方法:

 

  • 和老板開兩次碰頭會。年會最重要的用戶是老板,老板希望通過年會實現什么效果,達到什么目的,是籌備重點。所以要抓緊機會和老板多溝通,聽懂他的需求。

  • 參考現有的員工畫像(員工畫像則可以請負責雇主品牌建設、企業內宣或Marketing的同事來協同)

  • 活用企業內宣媒體(比如在企業內宣公眾號上做個年會的專題推送,看看小伙伴們有啥想法和建議)

  • 成立籌委小組(詳情見下文)

 


 02  成立籌委小組


整個年會項目的策劃執行團隊,主要有3個作用:① 高效溝通方便跨部門工作的開展;②管理老板與同事的預期;③高效率完成需求調研。

 

籌委會的人員構成一定是有老板和各部門的同事在里面,如此一來,信息可以及時同步給公司上下,跨部門的支持工作開展起來也更順利(尤其是要各部門出節目這種事兒)。

 

需求調研也可以直接委托籌委會的人員對各自部門的需求(例如市場部、業務部)做簡單總結,老板的需求和期許也可以順勢在項目會上同步。

 


 03   確定目標和調性、預算籌劃


在了解過需求、項目組成立后,常規情況大家只要坐下來開一兩次會,就可以拍板出年會的主要目的、調性,進而合作發散出年會的主題和形式。

 

同時我們要向老板了解預算情況,可以根據預算來反推我們在實際執行中的側重點和關鍵動作。當然,不要被預算束縛了雙腳,腦洞開到無限大,爭取每一分錢都花在刀刃上。

 

項目組還要制定一個年會籌備時間表,拆分年會籌備的各項任務并布置完成時間點,保證整個籌備工作有條不紊。

 

 


2 / 產品定位:主題和選址

 

用戶需求掌握了,在真正進入產品設計之前,你需要先為你的產品扣一頂帽子——通過主題和場地選擇,賦予其特定意義。

 


 01  力透紙背的slogan

 

一個優秀的Slogan往往具有出色的營銷意識,要結合背景傳遞核心信息,有時還要有感情共鳴。年會的開場視頻、節目內容,都可以和該主題進行關聯。

 

好的年會主題,要應時應景。


處于成長期的公司,業務在高速發展,年會的目的大多是加油鼓勁兒,營造主人翁意識,引導大家與公司一起拼搏再創佳績。此時的年會主題就會比較勵志了,集中表現奮斗、拼搏 等主題。

 

而到了成熟期,年會目的更側重增強團隊凝聚力,因此主題就相應的側重打人文牌,走溫暖路線。

 

具體操作slogan時,你可以把過去一年發生最大的事件作為思考著力點:比如公司剛剛完成融資,成為行業里領頭羊,就應該寫“奔出峽谷”;一家剛剛完成并購的企業,希望團隊進一步默契融合。公司最后選擇“the power of one”(和的力量)作為主題。

 

年會舉辦地也是一個創作slogan的思路,比如公司年會定在山上時,就是“再攀高峰”這樣的攀登主題,年會在海邊、郵輪上舉行時,主題就類似“乘風破浪”。

 

 

 02  年會場地

 

場地是活動策劃落地的開端,因為他決定了年會的形式。


現在的企業往往十分重視文化,于是在年會選址上首要考慮的,是這個地點的某些特質是否能與公司文化相吻合。比如郵輪年會,這種在無邊大海上開年會的形式象征了遠征的意義。

 

但選址不能僅憑理想主義的意義契合而全然不考慮現實的經濟因素。除了類型外,還要考慮:年會環節、容量,設施,檔次,花費,交通,配套(如餐飲住宿),備案等因素。

 

  • 一般來說,大型公司只需要找到一個能夠滿足開會、用餐、住宿的場地就好,場地預訂時間往往要提前數月。


  • 小型公司,由于人數較少,預算和安排非常靈活,可以追求更多創意、體驗和互動——比如酒吧、咖啡廳、轟趴、滑雪、燒烤、海邊、旅行,在預算充足的前提下,任你發揮。


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