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如何從0開始籌備一個活動【干貨】

[已有256人關注過] [發布日期: 2018-12-19

  

     辦活動看起來像個異常艱巨的任務。若沒有事先規劃與考慮,的確是很難。為避免此問題發生,我們將指導你如何通過提前數個月做準備,以便你能在活動當天保持冷靜。


部分1:提前數月策劃

 1明確定義活動的目的。懷著明確的目的能幫助你把活動導向正確的方向。你是否規劃此活動來教育社區?說服潛在捐贈者提供資金?為某個特別人物或群體慶祝?盡量縮小范圍。無論你做什么(教育、勸說、慶祝等),你為什么要辦這個活動呢?


  • 想一想宗旨聲明與成功框架。當你明確知道自己要做什么,事情將會變得更容易!


2設定目標。你真正想要達到的目標是什么?不是你想要多少人前來,也不是該活動是否真的熱門,而是你想要此活動產生什么結果?5人成為組織新的一員?籌到1000塊錢?改變人們的想法?使人們感到興奮?


  • 思考你想要從活動中達成的三件事,專注使它們成真。也許你可分為財務目標、社會目標及個人目標。這完全由你決定!



3聚集志愿者。擁有不同技能的好隊員是必要的。無論是制定計劃和預算,還是制作邀請函和海報、迎賓及事后費力的清潔工作,他們可以在所有事情上助你一臂之力。換言之,他們可以幫你把事情做好。如果可以,請尋找你信任的志愿者!


  • 確保團隊成員與主管跟上你的計劃進度。合作使工作更容易進行。當你尋求他們的幫助時,盡量一開始就給予他們完整的信息,包括對他們的期望與所要求的參與度。

  • 如果你所在的處境難以尋找志愿者,你可雇傭一群人。這完全取決于你主辦的活動類型。活動場地也許可以提供人手,或者你也可以透過第三方人力中介機構尋找幫手。


4準備預算。預算里應包括所有可能的開支、收益、贊助和臨時花費。如果你沒有預算,最后可能會抱著厚厚一疊發票,錢包空空如也,而你還不清楚到底發生了什么事。從一開始就務實一點,活動當天才不會措手不及。


  • 尋找維持低成本的方法。你是否可以讓志愿者免費干活?考慮較便宜的場地(比如他人的屋子)?記住:順利進行的簡單小聚會遠比失敗的光鮮派對更讓人印象深刻。



5決定時間與地點。這是活動中最重要的事。怎么樣的時間與地點會讓人們有“是的,我將出席那個活動!”的感覺?你必須定個所有人都有空的時間,以及位置方便的地點。當然也必須是你負擔得起的地點!


  • 檢查你所在社區的日程表,并把活動受眾納入考量。如果你的目標是全職媽媽,那么白天在社區附近舉行活動就是最佳抉擇(也許你可提供照看小孩的服務?)。如果你的活動對象是學生,可選擇周日晚上在市區進行。如果可以,請選擇他們本來就會去的地方。

  • 當然某些場地需要預訂。盡快聯絡你打算使用的場地。他們可能比你還要忙!



6考慮物流。各個方面的物流。怎樣安排停車?殘障通道呢?你可以對空間大小做什么?你將需要什么器具?你將需要哪些額外物品(比如演講者的飲用水、獎章、手冊,這些都將是一筆額外開銷)?你真正需要多少人才能使活動順利進行?


  • 重要的是讓自己(與團隊)坐下來一會兒,好好考慮活動各個方面。是否有可以預見及預防的困難?是否有需要安排住宿的特別來賓?是否需要做出一些例外安排?


7考慮推廣與廣告宣傳。籌備工作如火如荼進行時,你也需準備海報草圖。海報應包括暫定的日期、時間、地點、主要嘉賓、活動名稱以及活動主題或結語。由于時間還早,你可以慢慢做這件事,但最好是現在就催促團隊做一個初版海報,看看能如何整合。


  • 你也需想一想其它推廣方式。群發電郵?普通郵件?微博、微信以及市面上諸多活動網站?活動前你需要怎樣招來人潮?活動時又該如何留住人潮?



8組織自己的思緒。你現在很可能覺得自己像個就要被砍頭的雪貂一樣。深呼吸,然后打開Excel。為活動草擬一份時間表。準備幾張電子表格組織思緒。雖然現在這些看似不必要的文書工作,但在兩個月內你將會非常感謝過去的自己設想周到。


  • 為每項活動制定時間表(注明期限)。寫下每個人的名字,以及何時何地需要他們的幫助。這樣你可以組織自己,并順利處理日后其他人提出的問題。


部分2:提前2周組織活動



1確保每件事情獲得批準,且進展順利。確定日期、地點、主要來賓、工作人員、活動名稱及結語。是否有可能會出問題的地方?最后一分鐘的人員調動是否可以順利到場?此時所有的東西應已定案,并以永久性墨水記錄下來。


2與團隊會面。就預算、時間安排等事項獲取團隊成員與主管的批準。現在是弄清楚所有問題的好時機。每個人都知道了自己的責任?他們是否對任何及所有議題感到滿意?


  • 再一次與團隊成員和志愿者會面,集體討論可能產生的問題。這也是擬定行動計劃的完美時機。

  • 確保團隊沒有任何內部問題。與所有團隊領導、成員及志愿者保持聯系。


3把工作委派給不同的人,讓有經驗的人協調所有活動。如果是大型活動,那就讓不同的人協調不同的活動,并由一人負責監督。團隊領導應被團隊成員所信任。


  • 當人們進入會場及活動開始時,最好安排一兩個人花時間與參與者會面、打招呼并宣揚此活動。基本上他們是接待委員,負責提升士氣,并讓人們知道自己在此活動中受到很好的照顧。


4確保更新與活動相關的網站。你可能已在各大微博、博客上進行宣傳,但還有許多其它網站可供你使用。QQ空間、人人網或各論壇是一般人會想起的三大例子。如果你還未聽說過這些社交媒體,現在就上網瀏覽!


  • 當然如果你有自己的網站、博客、微博甚至是臉譜網,也別忘了在那里宣傳。你可以發送提醒信息、設置照片并檢測人們對活動邀請的回復。你越活躍,你的存在就越廣為人知。


5募集贊助和代表們的其它金錢來源。在即將到來的數周,你將面對許多開支,而且你也不想要完全自掏腰包!至少籌一些錢來支付首付金,比如場地、設備、承辦餐飲的業者?甚至在活動還未進行前,你可能需要預先為一些人、地方或事物付款。


  • 確保你有一套系統來處理收據、確認書、發票和一般文書工作。你將需收好所有文件,以供稍后參考,所以一開始處理得越有條理越好。特別是在應付一些瞎扯廢話的公司時,此步驟十分重要。


6宣傳活動。準備小冊子、發布廣告、通知媒體、發送郵件、打電話、給社群發送信息,并拜訪潛在參與者或贊助商。人們還能通過什么方式知道此活動?確保你發布的信息完整,只給人們留下幾個問題,畢竟你需要引起他們對活動的好奇心!


  • 考慮目標受眾。如果你嘗試接觸老年市民,那就不能花時間在網上發布照片或信息。你應走進老年市民常去的地方,利用他們也使用的工具。盡量確保內容可理解及正常。


7備齊活動所需物品。這些物品可能包括獎牌、游戲、紀念品、獎品或證書。外行人可能會忽略了許多小細節和小玩意兒,但你了解每一個角落,并知道要用什么填滿它們。切勿忘了桌椅、音響設備、指示牌、桌布以及所有重要的大事!


  • 是否還有哪些事情需要你坐下思考?不要停止思考,直到你找出自己忘記的5件事,小至鋼筆、急救藥箱、電池、冰塊及延長線之類的所有事情。你必須確保無論發生什么事,你都已做好萬全準備。


8安排每一件事。安排拍照與錄影。安排來賓的交通。為清潔人員安排食物。列表可以一直繼續書寫下去,但這樣的話你將永遠無法辦好活動!


  • 安排食物和茶點。這也是為殘障人士等安排特殊照顧的時候。查看是否有參與者是素食者或有其它特定的飲食需要。

  • 安排桌椅、背景板、麥克風、揚聲器、電腦、液晶投影儀及領獎臺,總之不錯過任何需要在會場設置的設備。 


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